Wie gestaltet man virtuelle Teammeetings effizient – nicht nur im Sinne der Sache, sondern auch persönlich und beziehungsorientiert? In diesem Beitrag verraten wir Ihnen unsere 10 besten Tipps für mehr Kooperation, Vertrauen und Zusammenhalt in virtuellen Teams.
Wenn Teammeetings hauptsächlich online abgehalten werden, leidet die Beziehungsebene. Noch dazu, wenn die Teammitglieder sowieso schon wenig persönliche Berührungspunkte bei der Arbeit haben. Damit bleibt das auf der Strecke, was Teams zu echten Teams und effektiv macht: Das Gefühl der sozialen Zugehörigkeit.
Einige Neurowissenschaftler gehen mittlerweile davon aus, dass das Bedürfnis nach sozialer Zugehörigkeit ebenso wichtig für unser Überleben ist, wie Nahrung und Wasser. Bleibt es unerfüllt, wird es ähnlich schmerzlich erlebt, wie Hunger oder Durst zu haben. Fühlen sich Menschen nicht zugehörig, ruft dies ein Gefühl von Misstrauen hervor, was soziale Konflikte begünstigen oder verstärken kann (vgl. „Brain at Work” von David Rock* ).
Wir brauchen also positive Signale aus unserem sozialen Umfeld, um vertrauensvoll und effektiv zusammenzuarbeiten. Mit unseren Tipps können Sie bewusst positive Signale in virtuellen Teammeetings setzen und die Kraft des Miteinanders fördern.
Tipp 1: Kamera an!
Die Kamera anzuschalten, gehört in der virtuellen Arbeitswelt zum guten Ton. Es sollte selbstverständlich sein, dass Mitarbeitende sich mit Kamera zum Teammeeting zuschalten. Ohne Video werden die anderen Teammitglieder sprichwörtlich “im Dunkeln zu gelassen”, es fehlen alle non-verbalen Kommunikationsebenen. Mittlerweile gibt es viele Möglichkeiten, die Privatsphäre zu schützen, z. B. durch die Weichzeichner-Funktion oder virtuelle Hintergründe. Eine “weiße Wand” als Hintergrund tut es auch. Wer für die anderen nicht sichtbar ist, ist auch nicht anwesend. Mein Gegenüber zu sehen, schafft Vertrauen, weil ich dann besser einschätzen kann, ob die Kommunikation stimmig und der andere gerade zugewandt ist.
Tipp 2: Das Mikrophon ist standardmäßig lautlos gestellt.
Wir empfehlen externe Mikrophone im Headset oder Konferenzlautsprecher mit integrierten Mikrofonen für Videokonferenzen zu nutzen und diese standardmäßig lautlos zu stellen. Nicht jedes Modell verfügt über eine Noise-Cancelling-Funktion und kann Umgebungsgeräusche minimieren. Gute Mikrophone sind oft empfindlich und verstärken Atemgeräusche; wenn Kleidung das Mikrophon berührt, hört man ständig ein Kratzen. Dazu kommt, dass manche Software in der Sprecheransicht zu demjenigen oder derjenigen wechselt, der unabsichtlich Geräusche macht. Die Folgen sind nervige audio-visuelle Störungen, die die Konzentration erschweren und Stimmung negativ beeinträchtigen. Die Kommunikation im virtuellen Meetingraum funktioniert am besten, wenn nur der, der spricht, einen Kanal öffnet.
Tipp 3: Moderieren Sie aktiv!
Wenn die Mikrophone standardmäßig lautlos sind, erfordert das eine aktive Moderation durch die Führungskraft oder die Person, die zur Leitung des Meetings bestimmt wurde. Sprechen Sie Ihre Mitarbeitenden mit Namen an, erteilen Sie das Wort und fordern Sie zu konkreten Redebeiträgen auf. Damit verhindern Sie, dass Mitarbeitende durcheinander sprechen und erleichtern es auch den “stillen” Mitarbeitenden, ihre Themen einzubringen.
Tipp 4: Bereiten Sie den Ablauf vor.
Warum treffen wir uns? Was soll das Ergebnis des Teammeetings sein? Welche Beiträge sind dafür wichtig? Wie halten wir Ergebnisse fest und wie schaffen wir es, an die Ergebnisse vom letzten Mal anzuknüpfen? Virtuelle Teammeetings erfordern eine gute Vorbereitung. Machen Sie sich einen Ablaufplan mit einem groben Konzept, damit behalten Sie den Faden in der Hand und können ihn immer wieder aufnehmen. Hilfreich ist es auch, den Ablauf im Überblick vorab zu kommunizieren oder im Meeting zu visualisieren. Bewährt hat sich, wenn es eine wiederkehrende Meetingstruktur gibt.
Tipp 5: Legen Sie vor und nach virtuellen Teammeetings keine wichtigen Termine.
Online-Meetings sind bequem, da die Anfahrt ins Büro wegfällt und man sich normalerweise nicht mal vom Schreibtisch weg in einen anderen Raum bewegen muss. Allerdings passiert auf diesen Wegen Wesentliches: Man macht sich auch innerlich auf den Weg. Wir empfehlen Ihnen: Legen Sie vor und nach Teammeetings keine wichtigen Termine und nehmen Sie kurz vor knapp keine Telefonate mehr entgegen. Nutzen Sie die letzten Minuten vor Beginn, um sich den Ablauf nochmal anzusehen und sich innerlich einzustimmen. Virtuelle Teammeetings profitieren von Ihrem Fokus und wenn Sie ganz anwesend sind. Auch nach dem Meeting sollten Sie nicht sofort gehen oder sich früher verabschieden, wenn es doch mal länger geht. Im Notfall können Sie gleich zu Beginn einen Mitarbeitenden bestimmen, der das Meeting leitet und regulär zu Ende bringt.
Tipp 6: Seien Sie 10 Minuten vor dem Teammeeting im virtuellen Raum anwesend.
Ein Teammeeting in Präsenz beginnt nicht erst mit der Begrüßung der Führungskraft. Die Mitarbeitenden treffen sich im Flur, in der Kaffeeküche, tauschen sich dort persönlich aus. “Was machen die Kinder?”, “Wie geht’s dem Hund?”, “Warst du krank, ich habe dich lange nicht gesehen?” Virtuell ist das schon etwas schwieriger, weil wir uns direkt im Meetingraum gegenübersitzen und sofort im Arbeitsmodus sind. Durchbrechen Sie dieses Muster und gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Seien Sie regelmäßig schon 10 Minutenvor Beginn des Teammeetings im virtuellen Raum anwesend, nehmen Sie Ihre Mitarbeitenden in Empfang, interessieren Sie sich, betreiben Sie “Small-Talk” bis alle eingetroffen sind und schenken den Mitarbeitenden Zeit und Aufmerksamkeit. Sie können auch aktiv kommunizieren, dass der Raum bereits 10 Minuten vorher zur “soften Landung” geöffnet ist. Sie werden sehen, die Mitarbeitenden gewöhnen sich an diesen informellen Beginn und nach wenigen Malen werden Gespräche zwischen Mitarbeitenden entstehen.
Tipp 7: Holen Sie Ihre Mitarbeitenden zu Beginn mit einer „Check-In-Frage“ ab.
Wenn alle Teammitglieder online sind, kann es losgehen. Als Einstieg in virtuelle Teammeetings empfehlen wir sogenannte “Check-In-Fragen”, die anders als der vorangegangene Small-Talk etwas tiefer gehen und auch die emotionale Ebene ansprechen. Sie können persönliche Fragen stellen, z. B. “Wie geht es mir gerade?”, positive Impulse setzen z. B. “Was hat mich heute zum Lächeln gebracht?” oder Sie nutzen eine kurze Übung für einen verbindenden Start, z. B. Achtsamkeitsübungen. Der gemeinsame “Check-In” braucht nicht viel Zeit, hat aber große Auswirkungen darauf, wie wir uns und die anderen im Team wahrnehmen. Wenn wir emotional “eingecheckt” sind, kooperieren wir besser, lassen uns schneller auf die Menschen und ihre Beiträge ein.
Tipp 8: Ermöglichen Sie Dialog und gegenseitigen Austausch.
Ermöglichen Sie Dialog und gegenseitigen Austausch während des virtuellen Teammeetings. Lässt es die Gruppengröße nicht zu, bieten viele Videokonferenztools die Funktion, das Team in sogenannte “Breakout-Rooms” aufzuteilen. Nutzen Sie diese Option, um immer mal wieder Mitarbeitende in unterschiedlichen Konstellationen zusammenzubringen, z. B. für einen kurzen Erfahrungsaustausch oder im Rahmen von kollegialer Beratung. Hier sollte die Aufgabe klar anmoderiert und der zeitliche Rahmen genau vorgegeben werden. Die Ergebnisse aus den Kleingruppen müssen nicht zwangsläufig ins Plenum zurückgespielt werden. Hier reicht ein “Blitzlicht”: “Gibt es eine Erkenntnis, die für alle interessant ist?”
Tipp 9: Setzen Sie das Thema „Zusammenarbeit” in regelmäßigen Abständen auf die Agenda.
Gehen Sie das Thema „Zusammenarbeit” proaktiv an und setzen Sie es in regelmäßigen Abständen auf die Agenda. Holen Sie sich ein Stimmungsbild, um frühzeitig zu erkennen, wenn es im Team Probleme gibt. Auch wenn sich die Probleme an Sachthemen aufhängen, kann es sein, dass Missverständnisse oder Unstimmigkeiten im Team die Ursache sind. Fragen Sie auch sich auch mal selbst: „Wie zufrieden bin ich aktuell mit der Zusammenarbeit im Team?”, „Wann fühle ich mich in gutem Kontakt mit meinen Kolleg*innen?”, „Was denke ich, was im Team derzeit gut läuft?” Melden Sie Ihrem Team Ihr inneres Bild zurück und gleichen Sie es mit dem des Teams ab. Dabei kommt oft Erstaunliches zum Vorschein: kleine Ärgernisse, die sich schnell aus der Welt schaffen lassen und auch Wertschätzung für all das Gute, was Ihre Zusammenarbeit ausmacht.
Tipp 10: Planen Sie Anlässe für reale Begegnungen.
Virtuelle Teams brauchen ab und zu Anlässe für reale Begegnungen, z. B. eine Weihnachtsfeier, einen Betriebsausflug, einen Klausurtag oder eine interne Weiterbildung. Der Start eines Projekts oder der erfolgreiche Abschluss eignen sich ebenfalls dafür. Warum nicht zusammen Fußball spielen oder Wandern? Im Team Spaß haben und etwas erleben, das verbindet selbst diejenigen, die sich sonst wenig zu sagen haben. In einem ungezwungenen Rahmen lernt man sich eben nochmal anders kennen. Für rein virtuelle Teams, die beispielsweise über Ländergrenzen hinweg arbeiten, bieten sich virtuelle Events an, wie z. B. Kaffeeplautsch, Lunch & Learn, Apero, ein virtuelles Kochevent. Manche Teams treffen sich auch zum gemeinsamen Online-Gaming.
Arbeitsbeziehungen sind soziale Beziehungen und damit genauso wichtig für uns, wie Beziehungen zu Freunden und Familie. Gestalten Sie virtuelle Teammeetings persönlich und beziehungsorientiert und Sie werden sehen, dass Kooperation, Vertrauen und Zusammenhalt die Effizienz Ihres Teams noch steigern.
Viel Freude beim Ausprobieren!
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